[好書推薦] Time Management - 175 Ways to Get More Done In Less Time (Day2)

延續 Day1 的分享 (Tip1 ~ Tip66)，今天繼續看接下來的四章 (Tip 67 ~ Tip175)：
(跟 Day1 一樣，橘色是我精簡翻譯後的原文，灰色的字是我的感想)

    6.   Meetings...Making The Most Of Them
          (開會應該是很多人最討厭做的事，看看專家有甚麼建議吧！)

• Tip 67: 將招集會議視為最後的手段，若非必要請採用其他的方式來溝通。
  --> 面對面的 brain-storming 還是蠻有趣的，但是專案很趕的時候就做不到了..
  
• Tip 80: 將會議開始時間定為一個「非整點」的時刻，如 10:33 而非 10:30。一般人對於整點的會議都較容意遲到，且容易輕忽這些會議。
  --> Hmm .. 這是個滿有趣的理論，不過就連 outlook 的設計也是以半小時做切割的，要說服老闆訂個下午 3:03 分的會議應該是有難度…（搞不好被當成笨蛋=.=）
  
• Tip 84: 不要為了遲到的人特地解釋剛剛討論過的內容。這麼做等於變相鼓勵與會者遲到，並且是懲罰那些準時與會的人。
  --> Again! 當老闆遲到的時候 …（老闆：阿你們先開沒關係，我晚點到！）
  
• Tip 90: 指定(遲到的人之中)最晚到的人負責掌控會議的時間，保證他們下次會準時出席。
  --> Uhh .. 同上，我想除非主席在組織中的層級本來就比與會者都高，不然應該也辦不到。等到以後當老闆倒是可以這樣搞 :p
  
• Tip 91: 安排一個站著進行的會議可以有效縮短會議時間，並且保證與會者全程保持清醒！
  --> 這就是所謂的負向回饋（Negative Feedback）嗎XD? 久了應該會被厭惡吧:p 可能要塑造為「公司文化」這樣的層級吧～
  
• Tip 97: 在討論完畢，會議結束之前，不要假設所有人都知道下一步該做甚麼。針對每個人後續的工作(要求他/她)重述一次，以確保所有人的認知一致。
  --> 錯誤的假設是很可怕的，即時再三確認也還是有可能有人進度落後。
  
• Tip 103: 為每個與會者指定事先準備工作，若每個人可以為其他人所負責的領域事先進行研究，則自然可以大幅縮短會議時間。
  --> Uhh … 也許可以做得到吧，在一個完美的世界中 XD 這個技巧似乎太偏理論..

    7.   On The Road...Making Time
          (這章主要在講出差時要注意的事情，出國旅遊的時候也可以參考喔！)
          (常出差的人應挑選固定的航空公司、計程車公司、旅館，以節省溝通時間)

• 關於旅館的部份：
  
  • Tip 109: 住在旅館的 1~3 樓，並且走樓梯。不但省時而且可以順便運動。
  • Tip 110: 挑一個遠離製冰機的房間。否則半夜那些要取用冰塊的人(party?)
                 會吵的你不得安寧
    
• 關於飛機的部份：
  
  • Tip 113: 若你是某航空公司的 VIP，要求他們將你那排座位中的中間位子下來(這樣比較不會被人進進出出的打擾吧)，這個要求通常是可行的。
  • Tip 125, 126: 挑選一個前(五)排且靠走道的座位，有時候可以比後排的乘客早十分鐘下飛機。若你是右撇子，試著要求一個靠右邊走道的位子。(這樣用右手工作才不會卡卡的)
  • Tip 129: 若你不喜歡在飛行途中與人社交，投資一副可以提供 White Noise 的好耳機，這麼做不但可以阻隔各種噪音，別人也不會來打擾你
    
• 其他：
  
  • Tip 120: 若你需要使用目的地的Internet服務，事先查出該公司的服務電話，如此一來一下飛機就可以聯絡他們。
  • Tip 133: 永遠記得隨身攜帶緊急應變用的現金。在一個陌生的城市裡像無頭蒼蠅一樣的尋找 ATM 是非常令人沮喪的。
  • Tip 134: 當可報帳的支出發生後，立刻完成相關的報帳文件填報。事後再重建完整的消費紀錄是非常辛苦的。回公司後立刻呈報相關的報帳文件。
  • Tip 135: 寫下你出國前車子停放的確切位置。不要依賴你超人的記憶力。

    8.   Organizing Yourself...First Things FIRST 
          (這章講的就比較 general 了…類似「自我管理」？)

• Tip 139: 時常反問自己一個時間管理中最重要的基礎問題：在現在這個 moment，我的時間應如何利用才是最有效率的？
  
• Tip 143: 根據 Pareto Principle (柏瑞圖法則)，你的工作成果中有 80% 是來自你所做的事情中的 20%。所以找出究竟那 20% 是哪些事情，然後努力精通它們。
  --> 就是在說 80/20 法則嘛 ~~
  
• Tip 150: 建立一個 E-Mail 通訊錄，並且將你常聯絡的人彙整為群組，如此可節省大量的打字時間。以每天 50 封 mail 來計算，一年可以省下 125,000 下的 keystroke 時間。
  --> 我覺得「125,000」這個數字很有趣阿 XDD 原文還警告我們不要去嘗試看看按 125,000 次 a 鍵要花多少時間，相信他們就對了！
  
• Tip 152: 一般性原則--若某項工作可在 5 分鐘內完成，那麼就現在開始做吧！
  --> 如果是緊急的事情是 ok 啦，但是太常處理這類工作也會影響需要長時間專注處理的重要工作吧。不過若真的太常有這種瑣碎工作，可能也是工作分配有問題。
  
• Tip 158: 快速瀏覽你訂閱的雜誌，把有興趣的部份撕下來等有空再讀。如此可以節省翻頁的時間。
  --> 我有試過，但是後來還是放著沒有讀… Orz 看來今年要再認真的嘗試看看。

    9.   Time For Yourself...And What's Important
          (這章也類似上一章啦，跟管理自己的生活有關系，倒是沒有特別做總結)

• Tip 162: 休息是為了走更長遠的路！(太熟悉啦！)
  
• Tip 164: 挑選 11:00 A.M 或者 1:00 P.M. 去吃午餐，如此可以節省排隊的時間。
  --> 也要看公司的規定允不允許囉 … 可以這樣做的話是蠻不錯的，似乎有些銀行就是工作到 12:30 才開始吃午餐。
  
• Tip 170: 「擔心」是消耗時間的元兇。會擔心是很自然的，但是應該努力縮短從「開始擔心」到「開始行動」之間的時間。
  
• Tip 175: 在上下班的通勤途中聽一些教學錄音帶，利用通勤時間學些東西（平均每人每年要花費 500 小時在通勤上），或者聽一些娛樂節目來放鬆自己。
  
• Tip 176: BONUS!! 把這本書推薦給你的配偶、朋友，讓大家都能夠學會如何用更少的時間做更多的事！（廣告廣告）

呼…結果後半段佔了整本書大約 2/3 的篇幅呀，有空應該每個月都快速 review 一下這些技巧 (應該會越看越快)，思考一下有哪些需要調整，或者哪些可以實際拿來應用的..

整本書看完之後，發現對於網路世代的工作環境其實著墨不多（最多就寫到 E-Mail），
而且很多技巧對於中高階主管是比較有用的，但是還是有很多可以參考的地方，
希望今年可以成功的讓工作更有效率，生活品質更好～

有興趣的朋友可以到這裡下載 PDF。

[好書推薦] Time Management - 175 Ways to Get More Done In Less Time (Day1)

呼…很快的就進入 2009 年囉，今天在整理還沒讀過的文章時， 發現一本好書：Time Management – 175 Ways to Get More Done In Less Time


雖然從小到大各式各樣時間管理的書籍或文章看過不少，不過相較於長篇大論的文章，
這本書彙整了 175 個小技巧，每個技巧用兩三句話解釋，看起來比較輕鬆沒有負擔，
也比較容易針對每個技巧更深入的思考。

本書一開始的導讀就說：每個人都想用更少的時間完成更多的事情，本書沒有提供讓你可以每天憑空變出幾個小時的魔法，但是有很多實用的建議！


其中 175 個小技巧被分為九章來講，這篇就先紀錄一下前五章裡面我看了比較有 fu 的技巧，明天再來分享後面四章的內容吧！（橘色是我精簡翻譯後的原文，灰色的字是我的感想）

1. Getting Started...On The Right Foot
   (第一章是整本書的基礎，也是提綱挈領的一章哦)
• Tip 1: 花兩個禮拜的時間紀錄你每天的時間用在做什麼事情上，這是用來檢視你的時間利用好壞與否的基礎。
  --> 就像理財必須要清楚知道你把每一分錢花到哪裡去一樣，要做好時間管理也必須先搞清楚你的時間是怎麼被用掉的。
• Tip 2: 一項工作最大的挑戰是如何踏出開始的第一步，因此將重點放在如何開始進行一項工作，而非如何完成它。
  --> 事情拖越久就感覺越困難，「工作不開始就永遠不可能結束」。
• Tip 4: 在紙上思考。把工作目標、待辦事項、遇到的困難等寫下來有利於釐清問題，且可有校節省寶貴的腦力(短期記憶力)。
  --> 例如：專案管理技巧中的 Work Breakdown Structure
• Tip 8: 時常嘗試最新的 Electronic Organizer (像是PDA之類的)，充分利用最新的功能以節省你寶貴的工作時間。
  --> 今年的確很想好好 survey 看看要怎樣管理 to-do list，讓工作能夠更有效率，生活更有品質…
  
2. Your Work Space...Home Sweet Home
   (這章主要在講如何管理你的工作環境，以增進工作效率)
• Tip 22: 找一個超大的廢紙簍， 把沒用的文件統統丟進去吧！反覆整理一堆再也用不到的文件只是單純的浪費時間而已。
  --> 「超大的廢紙簍」很有趣 XD 這個概念跟清掉家裡無用的垃圾類似，定期把家中永遠用不到的東西整理的整整齊齊也沒有任何意義
  
3. The Work Environment: Color Your World...Productive
   (跟前一章其實蠻類似的…我不知道要下啥標題=.= )
• Tip 31: (在剛進公司/學校的時候)花些時間好好瞭解組織中各部門所扮演的角色。當日後工作中有需要請某部門處理某件事情的時候才不會毫無頭緒。
  --> 對於所處的環境要有基本的認識，要瞭解有哪些限制，以及有哪些可利用的東西。
• Tip 34: 想讓大家清楚瞭解你所寫的東西（待辦/注意事項、命令等）？把你所寫的句子濃縮 15 個字以內。
  --> 我要特別注意這一點 … Orz    E-Mail 盡量簡單扼要。
• Tip 37: 不要幫別人解決他們的問題，否則後續的問題都會變成你的問題。幫助他們學習如何解決問題即可。
  --> 與其給他魚吃，不如教他怎麼釣魚。（亂入）
  
4. Interruptions...The Office Plague
   (這章很重要！如何減少工作被打斷所造成的影響！帶新人的時候保證用的上。)
• Tip 39: 當有人來訪時，在辦公室門口接待他，並且在門外討論事情。讓他們進入你的辦公室會延長被打斷的時間。
  --> 這應該是寫給中高階主管看的吧@@ (我何時才會有自己的辦公室呢? XD) 蠻有趣的觀點，但是不會不禮貌嗎？
• Tip 40: 當有人不請自來時，站著跟他們討論事情，直到你決定這個談話有必要繼續為止 (再坐下來)。站著比較不舒服，因此比較不容易讓這個談話變成長篇大論的閒聊。
  --> 還可以順便偽裝成站起來是出於禮貌:p 這也呼應 Tip 42 說的:不要在你的辦公室放額外的椅子，真的需要的時候總有辦法從別的地方找出椅子來。
• Tip 43: 不要讓你的桌子面對辦公室的門口，當無法直接看到你的臉時，通常別人就比較不會想要去打擾你。
  --> Again..對於我們這種小咖來講是逃不了的，夠大咖的主管也不會隨意被打擾，因此在中低層主管的階段可以參考一下 :p
• Tip 46: 不要在座位旁邊存放零食！零食最容易吸引各式各樣的人來打擾你的工作。
  --> 所以零食要用玻璃罐子裝好鎖在抽屜裡 (以防老鼠)，然後背對著門口默默的偷吃 … (誤)
  
5. The Phone, Voice Mail, And E-Mail...The Invisible Invaders
   (這章對業務來說最重要了，跟電話有關的我就比較不熟了…)
• Tip 54: 在語音訊息中明確告知留言的人，你大約多久可以回覆。如此可避免對方短時間內不斷打來，留下大量的語音留言訊息。
  --> 幸好我沒這種困擾 …
• Tip 56: 站著講電話。研究顯示站立時人腦處理資訊的速度比坐著的時候可增加 5 ~ 20%。很多名人工作時都是站著的。（Thomas Jefferson, Ernest Hemingway, Winston Churchill）
  --> 重點是要避免屁股變大啦！
• Tip 58: 當你在語音留言時，慢慢的、清楚的說明回撥給你時要打哪個號碼，兩次。為了搞清楚要回撥哪個號碼而重複聽取語音信箱是令人憤怒的。
  --> 欲速則不達？總之能夠一次講清楚是最好的，否則很容易浪費時間。

明天要分享的四章的標題如下：

    6.   Meetings...Making The Most Of Them
    7.   On The Road...Making Time
    8.   Organizing Yourself...First Things FIRST
    9.   Time For Yourself...And What's Important

有興趣的話可以到這裡下載 PDF 檔，順便祝大家 2009 新年快樂！